# 📘 Manuel Utilisateur — Bobex Communication Center > Guide d'utilisation destiné aux opérateurs, managers et administrateurs (pas aux développeurs). --- ## 🚪 1. Connexion URL : **http://51.68.45.142:5000** - **Email** : ex. `admin@bobex.local` (laisser vide pour utiliser le mot de passe partagé) - **Mot de passe** : fourni par l'admin - Choisir la langue dans la barre du haut : **FR / NL / EN / AR** > 🛡️ Toutes les API exigent un token. Personne ne peut consulter les données sans compte. --- ## 🗺️ 2. Plan du dashboard | Icône | Section | Utilité | |---|---|---| | 📊 | **Tableau de bord** | KPI temps réel + 4 graphiques | | 📞 | **Appels** | Tableau de tous les appels + analyse IA | | 🧠 | **Clients** | CRM léger avec mémoire par numéro | | 🔀 | **Extensions** | Gestion des numéros internes (101–104) | | 📈 | **Analyse IA** | Rapports périodiques intelligents | | 🚨 | **Alertes** | Notifications automatiques (sentiment, transferts répétés…) | | 📑 | **Base de connaissances** | FAQ utilisée par l'IA pour répondre | | 🔄 | **Transferts** | Statistiques de transferts par extension | | ⚙️ | **Paramètres** | Heures d'ouverture + disponibilité des agents | | 👥 | **Utilisateurs** | Gestion des comptes *(admin uniquement)* | | 📚 | **Historique** | Toutes les conversations stockées | --- ## 📞 3. Comment l'appel fonctionne 1. Un client appelle le **+322 886 0449** 2. L'assistante répond en bilingue : *"Bonjour, goeiedag…"* 3. L'IA détecte la langue et continue dans celle du client (FR/NL/EN/AR/…) 4. Si le client demande quelqu'un : - *"je voudrais parler au manager"* / *"passez-moi le directeur"* - L'IA dit *"Je vous transfère, un instant"* - Redirection vers **Extension 104** (téléphone du manager) 5. Si le manager répond → conversation directe 6. Tout est enregistré automatiquement (audio + texte + stats) --- ## 🧠 4. Section Clients (CRM) ### Consulter un client 1. Ouvre **Clients** 2. Sélectionne un client dans la liste de gauche → son profil complet apparaît à droite 3. Tu y trouves : - 📊 Total d'appels, durée cumulée, langue dominante, sentiment - 🧠 **Faits mémorisés** (memory facts) que l'IA réutilise - 📞 Historique des appels avec, pour chaque appel : - **💬** Transcription écrite - **💿** Écouter l'enregistrement audio - **📝** Notes manuelles + tags - **🤖 Analyser** Rapport IA détaillé ### Ajouter un fait mémorisé - Sous "Faits mémorisés" : tape ce que l'IA doit retenir (ex. *"préfère le français"*) - Choisis catégorie : note / préférence / fait / réclamation - Choisis importance : ★ → ★★★★★ - Clique **+** - ✅ Au prochain appel, l'IA connaîtra cette info ### Appeler un client (Outbound) - Bouton **📞 Appeler** dans le profil - Demande ton extension (ex. 104) - Le système te fait sonner d'abord, puis appelle le client et vous met en relation ### Recherche dans les transcripts - Champ **🔎 Rechercher transcripts…** - Tape un mot → modal avec tous les appels contenant ce mot, extraits surlignés --- ## 🤖 5. Analyse IA (3 niveaux) ### Niveau 1 — Analyse d'un appel Bouton **🤖 Analyser** sur n'importe quel appel. Le rapport contient : - Résumé exécutif (3 lignes max) - Intention (sales / support / complaint / inquiry) - Sentiment + raison - Points clés - Actions à entreprendre - Statut de résolution (resolved / pending / needs_human) - Qualité & conformité (accueil, confidentialité, ton) ### Niveau 2 — Parcours client Dans le profil client, bouton **📊 Parcours client**. Analyse tous les appels de ce numéro et produit : - Profil - Sujets récurrents - Tendance de satisfaction - Points de friction - Opportunités commerciales - Actions recommandées ### Niveau 3 — Rapport de période Section **Analyse IA** → choisir 24h / 7j / 30j → **Générer** - Total appels, taux de résolution IA, sujets tendances - CSAT global + raison - Problèmes communs - **Suggestions d'amélioration du prompt** ← très utile pour ajuster l'IA ### Export - **🖨 PDF** ouvre le dialogue d'impression (choisir "Enregistrer en PDF") - **📋 JSON** copie le rapport brut --- ## 🚨 6. Alertes Générées automatiquement quand : - ❗ Sentiment négatif détecté - ❗ Même client transféré ≥3 fois en 24h - ❗ Appel long (>10 min) - ❗ Erreur technique sur l'appel Un **🔴 badge rouge** apparaît dans la sidebar. - Cliquer **✓** pour acquitter une alerte - Case "Inclure acquittées" pour voir l'historique --- ## 📑 7. Base de connaissances (KB) Section où tu ajoutes Q/R que l'IA utilisera automatiquement. 1. Section **Base de connaissances** 2. Tape une question (ex. *"Quels sont vos horaires ?"*) 3. Tape la réponse 4. Choisis catégorie + priorité 5. Clique **+** 6. ✅ Au prochain appel, si un client pose cette question, l'IA reformulera ta réponse naturellement Les entrées peuvent être désactivées (ON/OFF) sans être supprimées. --- ## ⏰ 8. Paramètres ### Heures d'ouverture - Pour chaque jour : heure d'ouverture + heure de fermeture - ✅ / ❌ pour activer le jour (par défaut samedi/dimanche désactivés) - **Hors ouverture** : l'IA dit au client que le bureau est fermé et ne tente aucun transfert ### Disponibilité des agents Quand un agent est en congé : 1. Trouve son extension (ex. 104) 2. Décoche "Disponible" 3. Indique la raison (ex. *"en congé"*) 4. Date de retour - ✅ L'IA ne transférera pas pendant cette période --- ## 🔀 9. Extensions - Tableau des extensions (101–104) - Édition inline (nom / rôle / description) sauvegardée auto en 0,5s - ON/OFF par extension - **+ Ajouter** pour créer une nouvelle (à configurer aussi sur Zadarma) ⚠ Quand tu changes le nom d'une extension, l'IA s'adapte au prochain appel. Exemple : tu renommes 104 de "Manager" à "Patron" → si le client dit "patron", l'IA transfère correctement. --- ## 👥 10. Utilisateurs (admin seulement) ### Rôles | Rôle | Permissions | |---|---| | **admin** | Tout + gestion des utilisateurs + paramètres | | **operator** | Lecture + écriture CRM/notes + transferts | | **viewer** | Lecture seule | ### Ajouter un employé - Formulaire en haut : Email + Nom + Mot de passe + Rôle + Langue → **+** ### Réinitialiser un mot de passe - Bouton **🔑** sur la ligne de l'utilisateur ### Désactiver / supprimer - Décocher "activé" pour suspendre sans supprimer - **×** pour supprimer (impossible sur ton propre compte) --- ## 📚 11. Historique Toutes les conversations stockées : - 🔎 Recherche par numéro ou texte libre - 📅 Filtres de date - ⬇ Export JSON - 🗑️ Suppression unitaire ou globale - **💬** transcript complet, **🤖** analyse IA --- ## 💰 12. Coûts Dans le **Résumé du système** du dashboard : - Coût total (USD), répartition Voix vs Analyse - 24h / 7j / 30j - Minutes audio cumulées Tarifs de référence (Gemini AI Studio) : - **Voix** : ~ 0,029 $ / minute (entrée + sortie native audio Live) - **Analyse** : ~ 0,003 $ / rapport (Flash text) Tous les tarifs sont des variables d'environnement modifiables. --- ## 🔐 13. Sécurité - Mot de passe obligatoire à l'entrée - Token de session avec expiration 24h sans activité - Transferts limités à 101–104 (whitelisting strict) - Isolation par client : l'IA ne peut pas lire les données d'un autre appelant - Mots de passe stockés en scrypt (jamais en clair) --- ## 🆘 14. Problèmes fréquents | Symptôme | Solution | |---|---| | Connexion impossible | Demande à l'admin de réinitialiser ton mot de passe | | Rapport dans la mauvaise langue | Change la langue dans la barre du haut AVANT de générer | | Dashboard semble figé | `Ctrl+Shift+R` pour vider le cache | | Pas d'enregistrement audio | Le fichier est créé à la fin de l'appel, pas pendant | | L'IA ne se souvient pas du client | Vérifie que le numéro n'est pas "unknown" | --- ## 📞 Support - **WhatsApp** : +32 … - **Email** : tech@bobex.com --- *Dernière mise à jour : 26/05/2026 — version 2.0 (Multi-user + Enregistrements + 13 features)*